Personal Organization

Bei Leadingagile habe ich einen schönen Artikel zum Thema Produktivität gefunden der mit einfachen Visualisierungen wichtige Hinweise gibt. Die Übertragung auf das Thema Persönliche Organisation ist tatsächlich recht einfach.

Quelle: https://www.leadingagile.com/2016/12/productivity-patterns/

3 THINGS TO INCREASE PRODUCTIVITY: SYSTEM, RITUAL, HABIT

1. A system is a set of principles or procedures to get something done or accomplished; Anyone can follow a system.
2. A ritual is a series of actions or type of behavior regularly and invariably followed by someone. It’s different from a system. A system might only be followed once, but by many people. A ritual is something someone or some group does again and again, in the hope of arriving at the same or improved outcome.
3. A habit is a regular tendency or practice, especially one that is hard to give up. If you want to be productive, you have to be habitual with your rituals, as part of your system.

How does it all fit together? Name a system. Next, list the process steps, sequence, and any rules around them. Last, do the steps again and again until it becomes a habit.

LACK OF THESE KILLS PRODUCTIVITY: CLARITY, PROGRESS, OR COMMITMENT

1. Clarity is the quality of being certain or definite. You need clarity in order to know what you need to do. Lack of clarity creates confusion and waste. Each step of a system should be actionable and repeatable. In order to ensure certainty around your steps, write them down; maybe draw a picture or diagram. If your outcomes are not repeatable, you have an experiment but not a system.
2. Progress is forward or onward movement toward a destination or goal. Your goal is productivity. If you lack progress, you lose momentum. If you lose momentum (or should I be so bold to say velocity or throughput), you will lose commitment to the system.
3. Lack of commitment to the system results in you no longer using the system. You move on to something new to get the productivity results you seek.

In the event your system lacks clarity, progress, or commitment, performance will go down or you’ll stop using it all together.

Diese Prinzipien lassen sich auf Agilität / SCRUM übertragen, dann sieht die Visualisierung wie folgt aus:

Die Organisation meiner Arbeit mit dem superbook Prinzip, ist einer der wesentlichen Grundsteine geworden.
Als Papierversion nutze ich meinen http://www.roterfaden.de/ Begleiter, den ich nur wärmstens empfehlen kann.
Die einfachen Klemmmechanismen schaffen die nötige Flexibilität in der Nutzung von einfachen Notizheften, bis zu einzelnen DINA4 Blätter, die eingesetzt werden können.
Es bleibt die Frage nach dem Was wird eigentlich aufgeschrieben?
Wenn es nach dem SuperBook Prinzip geht, was ich für den Bereich Arbeit einsetzte, dann einfach möglichst alles. Telefon Memos, ToDos, Meeting Protokolle, …. Woran man unbedingt noch denken muss - heute. Der Fokus liegt auf dem einzelnen Tag.

Vor Jahren habe ich lange mit dem TimeSystem Prinzip und dem passenden Organizer gearbeitet.
Das Prinzip ist unter http://www.timesystem.de/index.php?page=56 gut beschrieben und ersichtlich.
Hier geht es grundsätzlich um die strukturierte Planung.
Einfach erklärt funktioniert das,

  • auf Tagesbasis mit Kalender und ToDo List
    • mit Übertrag der offenen ToDos zum Folgetag
    • der Übertrag findet jeweils am Ende des laufenden Tages statt
  • auf Montagsbasis mit Übertrag zum Folgemonat
  • auf Jahresbasis mit …. ;-)

Dieses Grundprinzip nutze ich heute noch. Allerdings nicht mehr mit dem Time System und den dafür nötigen Vordrucken sondern eben in der “freien” Variante mit Hilfe des Roter Faden Begleiters.

Für den persönlichen Bereich gibt es verschieden Empfehlungen, die unter dem Stichwort “Bullet Journal Guide” zu finden sind:
Eine gute Artikelserie für den Einstieg ist unter https://kaetheveganete.wordpress.com/2016/04/18/nicht-noch-so-ein-bullet-journal-guide-teil-5-grosartige-module-die-spas-machen/ zu finden.

  • Persönlichkeitsentwicklung
  • Fitness/Abnehmen
  • Essen
  • Listen
  • Verschiedenes

Ergänzend zur Artikelserie kann man sich das auch “live” als Youtbube Video ansehen und mit der Funktionsweise vertraut machen.

Eine weitere sehr schön aufbereitete Quelle von Lena Lammers ist für den Enstieg, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen sehr zu empfehlen.

Der stärker personalisierte Blick in Pinterest ist über meine BuJo Kategorie zu erreichen.

Kurz und Knapp - Wie anfangen?

  1. Visitenkarte einkleben
  2. Legende / Zeichenset
  3. Index anlegen (mehrere Seiten vorsehen)
  4. Monthly Log
  5. Weekly Log
  6. Daily Log
  7. List (ToDo, Geburtstage, Geschenke, Weiterbildung, Bücher, …)

Der Reiz liegt in der Kombination aller wichtigen Dinge wie Kalender, Notizbuch, Tagebuch, AIL Planer, an einem Ort.
Darüber hinaus habe ich es mir zum Prinzip gemacht, spätestens am Ende des Tages die Kontakte und Kalenderinformationen in mein elektronisches System zu übernehmen. Damit habe ich diese Informationen immer aktuell von jedem Device aus verfügbar.
Für mich ist es erstrebenswert alle benötigten Informationen und Arbeitsmaterialien jederzeit verfügbar zu haben, wenn ich mein Handy, mein Notebook und meinen Taschenbegleiter von Roterfaden dabei habe.
Natürlich benötige ich für den Einsatz Handy & Notebook einen Online Zugang sonst wird es schwierig mit:

  • den aktuellen Kontakten,
  • Kalenderdaten,
  • Mails,
  • Pinterest Ideen und visualisierte Gedankensammlungen,
  • Google Keep für die Online Notizen,
  • der täglichen Audioinformationsversorgung via Audible und Zeitaudio
  • iweihs.net
  • weihswiki
  • persorganization.txt
  • Last modified: 2017/02/06 12:11
  • by aweihs